Саммари. Буфер проекта необходим для проектов с сетевой структурой работ, но может применяться и для проектов с линейной структурой. Буфер - это интервал между плановым и контрольным целевыми значениями. Диаграмма буфера может показывать зависимость буфера времени или буфера работ от календарного, контрольного или относительного времени, или от объема выполненных работ - в зависимости от оптимального способа измерений.
Почему "буфер", а не "диаграмма сгорания".
Буфер проекта становится необходимым инструментом контроля и управления, как только в структуре работ проекта появляются «развилки» или «примыкания» последовательностей работ. То есть когда проект нужно описывать сетевым графиком. Для управления линейными последовательностями можно использовать и контроль с помощью буфера, и контроль с помощью диаграммы сгорания, поскольку в ней уже «спрятан» буфер проекта. И даже два буфера. Так что пора разобраться, что это такое – «буфер проекта».
Что такое «буфер проекта».
Мы можем описывать прогноз сроков проекта несколькими точками:
- минимальный срок, связанный с максимально возможной скоростью/производительностью работы;
- пессимистический срок, связанный с минимально возможной скоростью/производительностью работы;
- плановый срок, который не прогнозируется, а назначается, например, в размере ¾ от пессимистического;
- вероятный срок, связанный с наиболее часто наблюдавшейся скоростью/производительностью работы; в случае, если у нас нет данных для определения наиболее вероятного срока, можно использовать вместо него половинный срок от пессимистического.
При использовании диаграммы сгорания всего объема (scope) задач мы соотносим абсолютное значение объема фактически выполненной работы со объемами, которые были бы выполнены при других скоростях (вертикальный срез). Или время, за которое выполнен фактический объем работ с временем, за который этот же объем был бы выполнен при других скоростях. И на этом основании делаем репрогноз сроков завершения проекта с той или иной вероятностью.
При использовании буфера проекта контроль осуществляется по накопительному отклонению. При нормальном ходе проекта он будет двигаться между линией плановой и наиболее вероятной скорости, ведь на этот интервал приходится основная часть распределенной вероятности.
Линии (слева направо) максимальной, наиболее вероятной (контрольной), плановой и наиболее медленной скорости/производительности, соответствующие им сроки завершения на диаграмме сгорания и на кривой распределения вероятности.
Эти две скорости/производительности являются границами «желтой зоны тревоги»: если проект движется быстрее плана, можно о нем не беспокоиться, если в «зоне тревоги» - нужно мониторить его состояние, делать репрогнозы и уточнять «план Б», чтобы в случае попадания в «красную зону» быстро реализовать этот план.
Собственно, интервал между плановым и наиболее вероятным сроком и создает тот самый «буфер времени проекта».
Для контроля по отклонениям нужно рассчитывать накопительное отклонение фактических данных от этих границ. И поскольку они фиксированные, достаточно определять отклонение только от одной из границ. В качестве точки отсчета удобнее использовать не линию плановой скорости, а линию наиболее вероятной. Поэтому будем дальше называть ее «контрольной» скоростью/производительностью.
В этом случае на старте проекта у нас как бы имеется некоторый условный резерв, который при плановом ходе проекта должен постепенно «съедаться» и сойти на нет в момент завершения проекта в плановое время. Если буфер «съедается» быстрее запланированной скорости, значит проект продвигается медленнее плана, а если медленнее плана или, паче чаяний, даже увеличивается – проект идет быстрее плана.
Превращение диаграммы сгорания в диаграмму буфера времени проекта.
На рисунке выше вы видите, как диаграмма сгорания связана с диаграммой буфера проекта. На вертикальную ось мы переносим отрезок буфера. Для каждой точки измерений мы вычисляем, сколько времени потребовалось бы для выполнения этого объема работы с контрольной скоростью, определяем разницу с фактическим временем, и откладываем эту разницу на вертикальной оси: если фактическое время больше – вниз от предыдущей точки, если меньше – вверх. Угол наклона линии, соединяющей стартовую и последнюю точку измерений, показывает среднюю скорость «сгорания буфера»: чем она выше, тем хуже (в отличие от диаграммы сгорания задач проекта).
Обратите внимание: горизонтальная ось в диаграмме буфера здесь такая же ось физического времени, как и в диаграмме сгорания. Ниже мы покажем, какие еще могут быть варианты этой оси.
Буфер времени и буфер работ
В зависимости от способа измерения хода проекта буфер можно строить как по времени, так и по объему работ. На диаграмме проекта буфер времени – это участок между сроком выполнения с наиболее вероятной (контрольной) скоростью и плановой скоростью. Эти же линии скоростей создают буфер объема работ. Вот, где он «прячется» на диаграмме проекта:
Превращение диаграммы сгорания в диаграмму буфера работ проекта.
«Физический смысл» буфера в единицах работы можно описать так: сколько единиц работы мы могли бы выполнить сверх запланированного, если бы работали с контрольной скоростью весь запланированный срок проекта.
Какой использовать буфер, зависит от того, как устроены измерения. Представим, что в нашем кейсе про грузчиков имеется список из предметов, которые нужно вынести, с указанием веса каждого предмета. Количество предметов такое, что удобно фиксировать результат по каждому. Тогда мы при планировании могли бы определить контрольное время на вынос каждого предмета. В этом случае удобнее использовать буфер времени, фиксируя, сколько фактически потрачено времени на каждый предмет.
Другой вариант – у нас много мелких предметов, так, что вести учет по каждому будет громоздко. Тогда мы будем вести учет с заданной периодичностью и фиксировать, сколько веса перенесли в единицу времени. В этом случае удобнее использовать буфер работ.
Важно то, что вид буфера и способ работы с ним от выбора метода учета не зависит.
Цветовые зоны буфера
Чтобы превратить диаграмму буфера в индикатор, предпримем те же шаги, что и для диаграммы проекта: покажем, где на диаграмме проходят линии разных прогнозных скоростей. Во-первых, наши основные линии плановой и контрольной скоростей:
Перенос на диаграмму буфера времени векторов контрольной (красный) и плановой (желтый) скоростей.
Обратите внимание: двигаясь с плановой скоростью, мы за время реализации проекта «съедаем» весь его буфер. Двигаясь с контрольной скоростью (это либо наиболее вероятная, либо 1/2 от пессимистической, т.е. 2/3 от плановой), мы сохраняем буфер в начальном состоянии, поскольку завершаем проект раньше плана ровно на величину буфера.
А если мы со старта начнем двигаться с самой медленной скоростью (по пессимистическому прогнозу)? Мы можем двигаться так «расслабленно» не дольше, чем до точки, из которой у нас есть шанс успеть вовремя, если скорость увеличится до контрольной. На диаграмме буфера движение с контрольной скорость откладывается по горизонтали – так, зная момент последнего шанса ускориться, мы определим точку на диаграмме буфера, в которую «упрется» линия движения с самой медленной скоростью.
Перенос на диаграмму буфера времени вектора пессимистической скорости (зеленый): из точки старта в точку завершения работ с контрольной скоростью.
Крайний случай замедления работы – простой. В этом случае мы «съедаем» из буфера столько же времени, сколько длится простой. Если у нас масштаб обеих осей одинаковый, вектор простоя проходит на диаграмме буфера под углом 450. Сколько мы можем простаивать на старте? По той же логике – до точки, после которой можно успеть, работая с контрольной скоростью.
Перенос на диаграмму буфера времени векторов простоя (черные): левый вектор показывает границу возможной области фактического состояния буфера, правый - "линию финиша" или завершения работы в плановый срок.
Чтобы определить границы «цветовых зон» для индикации, поступим так же, как действовали с диаграммой проекта: проведем из финишной точки линии, соответствующие каждой прогнозной скорости. Окрасим соответствующие зоны и получим базовый индикатор состояния проекта:
Разделение буфера на "цветовые зоны" по линиям прогнозных скоростей / производительностей работы.
Дополнительные векторы выше верхней и ниже нижней горизонтальных линий – это векторы скорости, которую мы считаем предельной.
Физический смысл "цветовых зон":
- попадание проекта в "зеленую зону" означает, что продолжая работу с производительностью даже ниже пессимистического прогноза, проект все равно с вероятностью более 99% завершится не позднее планового срока;
- попадание проекта в "красную зону" означает, что для завершения не позднее планового срока проекту нужно будет двигаться со скоростью, превышающей наиболее вероятную, что означает вероятность успеть в срок по случайным причинам не выше 50%;
- "желтая зона" здесь означает вероятность успеть вовремя от 50% по нижней границе до 99% по верхней. Диагональ плановой скорости соответствует примерно 90% вероятности. Две "половины желтой зоны" можно объединить в одну.
Теперь несколько «доворотов».
- В-первых, границу "красной зоны" можно поднять до любого приемлемого уровня риска в диапазоне от 50% до 90%.
- Во-вторых, можно учесть, что у «плана Б» может быть время запуска, поэтому «красную зону» нужно соответственно сместить в сторону «желтой».
- В-третьих, из точки последнего измерения можно проводить векторы, соответствующие разным прогнозным скоростям, чтобы увидеть, когда проект будет завершен при каждой из скоростей.
Вместе со «доворотами» диаграмма буфера проекта будет выглядеть так, как на рисунке ниже. Он снова совмещен для сравнения с диаграммой сгорания с наложенным примером фактического хода проекта.
Вы видите, что состояние проекта с точки зрения цветовых зон одинаково отображается на обеих диаграммах. Диаграмма буфера так же, как диаграмма проекта, позволяет показать прогнозное время завершения: это пересечение вектора, соответствующее заданной скорости работы, с линией финиша. В диаграмме проекта линией финиша является горизонтальная ось, а в диаграмме буфера (на линии физического времени) – линия под углом 45 градусов, проходящая через точку финиша.
Обратите внимание на участок обеих диаграмм после точки 8 на линии времени: "желтая" зона исчезает, и с этого момента начинается состояние «пан или пропал», когда времени на запуск «плана Б» не остается. Если вы в зеленой зоне, то успеваете. А если в красной то у вас есть шансы от 50% до 90% успеть, но ничего сделать, чтобы повысить шансы, вы не можете. Но чем меньше срок запуска «плана Б», тем меньше будет потенциальное опоздание из зоны «пан или пропал».
Дизайн диаграммы
«Косоугольная» форма диаграммы буфера несколько непривычна глазу. Главное ее преимущество в том, что по горизонтали можно отложить абсолютное, календарное время. И на вопрос «когда состоялось / состоится некоторое событие?» вы сразу можете ответить конкретной датой. Кроме того, календарная шкала позволяет создать такую диаграмму не в программном обеспечении, а с помощью бумаги в клеточку и фломастеров. Прикрепленная к стене на листе для флипчарта она отлично информирует команду о состоянии проекта и удобна для проведения оперативных совещаний.
Возможен и другой дизайн за счет изменения содержания горизонтальной оси. Если по горизонтали отложить не абсолютное время, а контрольное (для этого нужно каждую работу оценить в контрольных часах/днях) или объем выполненной работы в тех единицах, в которых вы ее измеряете, то диаграмма примет более привычный вид (смотрите рисунок ниже). Для автоматизированных решений применяют диаграмму буфера, в которой по горизонтали – освоение работ или контрольного времени в процентах, а по вертикали – остаток буфера в процентах.
Диаграмма буфера на календарной и процентной шкалах
Резюме.
Строить в Excel диаграмму сгорания буфера проекта несколько сложнее, чем диаграмму сгорания проекта. Еще сложнее создать "руками" диаграмму с относительными - в процентах - значениями размера буфера и календарного времени. Но без буфера проекта нельзя обойтись в проектах с разветвленными последовательностями работ, поэтому она более универсальна в сравнении с диаграммой сгорания.
Таким образом, если вы всегда работаете с "линейными" проектами, вам достаточно освоить диаграмму сгорания. Если приходится работать с сетевыми, то нужно уметь работать с обеими диаграммами или только с диаграммой буфера.
Если вы работаете с одним проектом, то более удобно пользоваться диаграммой с календарным временем на горизонтальной оси. Если у вас мультипроектная среда и нужно на одной диаграмме отразить состояние нескольких проектов, пользуйтесь диаграммами со шкалами, градуированными в процентах.